Von Strategie über Planung und Befähigung Ihrer Teams bis zur Umsetzung: Wir befähigen Ihre Verwaltung, Prozesse DSGVO-konform und revisionssicher zu automatisieren.
Jetzt unverbindlich kontaktierenGebaut von der eigenen IT, on-premise auf eigener Hardware, sofortiger Impact messbar. Keine Cloud, ständige Datenhoheit und jederzeit nachvollziehbar.
Über
40 h
pro Monat und Prozess zurück an die Sachbearbeitung
Von Tagen auf
Minuten
Bearbeitungszeit für wiederkehrende Prüfungen
Statt Stichprobe
100 %
der Vorgänge geprüft, jedes Mal nach denselben Regeln
Einmal gebaut,
5×
auf ähnliche Prozesse übertragen, ohne neues Projekt
Warum coompanion
Rechnungsprüfung, Abgleiche, Weiterleitungen und das Kopieren zwischen Fachverfahren übernimmt die Automatisierung. Die Sachbearbeitung entscheidet, statt zu tippen.
So lief es bei der Mobilfunk-RechnungsprüfungAnträge, die heute zwischen Posteingang, Scan und Fachverfahren liegen bleiben, laufen künftig durch. Prüfung, Rückfrage und Status gehören dazu, ohne dass jemand nachfassen muss.
Welche Prozesse sich dafür eignenAutomatisierte Prüfungen laufen jedes Mal gleich, protokollieren jeden Schritt und bleiben auf Ihrer Hardware. Das ist DSGVO-konform nach Art. 9 und für den Datenschutzbeauftragten jederzeit nachvollziehbar.
Wie wir Datenschutz und Personalrat einbindenEin Ökosystem statt hundert Insellösungen. Automatisierung spart in der Verwaltung nicht nur Zeit: Die Bearbeitung wird schneller, Entscheidungen werden nachvollziehbarer, und die Sachbearbeitung kann sich wieder auf Facharbeit konzentrieren.
Robert ist Industrial-Management-Experte mit Schwerpunkt auf operativer Exzellenz, Digitalisierung und Automatisierung. Er kommt aus der Unternehmensberatung und bringt Theorie und praktische Umsetzung zusammen. Als ehemaliger COO von ANYMOVE hat er skalierbare Abläufe von Grund auf aufgebaut und dabei KI sowie No-Code- und Low-Code-Tools genutzt, um Effizienz zu steigern und Teams zu befähigen. Außerhalb der Arbeit setzt sich Robert für den Umweltschutz ein und findet in der Küche seinen Ausgleich, wo er mit derselben Neugier und Genauigkeit kocht, die er auch in seine Arbeit einbringt.
Marc Keivan hat ein Mobilitäts-Startup von Grund auf aufgebaut. Als COO von Avocargo hat er den Betrieb der E-Bike-Flotte in mehreren Städten skaliert, den Alltag eines jungen Unternehmens gemeistert und dabei Logistik und Teamkultur zusammengehalten. Genau das macht ihn zu einem natürlichen coompanion: Er theoretisiert nicht über operative Exzellenz, er hat sie gelebt. Er spricht fließend Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch und findet leicht Zugang zu Teams in verschiedenen Kulturen und Märkten. In seiner Freizeit ist er meist auf dem Rad oder auf einem Wanderweg unterwegs, was erklären könnte, warum er glaubt, dass die besten Ideen von den Menschen kommen, die wirklich vor Ort arbeiten.
Was wir für Verwaltungen tun
Vier Bausteine, die einzeln funktionieren und zusammen eine Verwaltung ergeben, die ihre Prozesse selbst automatisiert.
Wir klären, was in Ihrer Umgebung technisch und rechtlich möglich ist, etwa On-Premise-Betrieb, Art. 9 DSGVO und der Verzicht auf externe APIs. Daraus ergibt sich, was Automatisierung für Ihre Verwaltung konkret bedeuten soll.
Ein realistisches Zielbild mit klaren Leitplanken statt einer KI-Vision ohne Boden.
Mit dem Automation Atlas zerlegen Amtsleitung und Sachbearbeitung ihre Prozesse gemeinsam in Teilschritte, bewerten den Nutzen in Stunden und den Aufwand in T-Shirt-Größen.
Eine priorisierte Roadmap, die Ihre Fachbereiche selbst verstehen und tragen.
Wir coachen Ihre IT und Ihre Citizen Developer in n8n und Prozessdenken, vor Ort und in täglichen Check-ins. Wir brauchen dafür keinen Zugriff auf Ihre Systeme. Personalrat und Sachbearbeitung sind von Anfang an dabei.
Ein Team, das den nächsten Prozess ohne uns baut.
Wo es schnell gehen muss oder komplex wird, bauen wir mit: Automatisierungen, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und eigene Tools, innerhalb Ihres Perimeters und auf Ihrem Stack.
Produktive Workflows, die Ihre IT übernimmt, versteht und weiterentwickelt.
Jeder Baustein steht für sich. Die meisten Verwaltungen starten mit dem Atlas und wissen nach zwei Tagen, was sich wirklich lohnt.
Gespräch vereinbarenDer Automation Atlas
Eine Workshop-Methode, die aus „Wir sollten etwas automatisieren“ eine priorisierte Liste macht, die Ihre Fachbereiche selbst tragen.
Amtsleitungen und Sachbearbeitung sitzen in einem Raum. Jeder Prozess wird in Teilschritte und acht Automatisierungs-Skills zerlegt, zum Beispiel benachrichtigen, überwachen oder anreichern.
Freigesetzte Arbeitsstunden pro Monat plus drei Qualifizierungsfragen: Rechtliche Folgen bei Fehlern? Bearbeitungszeit für Bürger um mehr als eine Woche kürzer? Voraussetzung für andere Prozesse?
Der Aufwand wird in T-Shirt-Größen geschätzt, kalibriert auf Ihre Umgebung: keine API, kein VPN, nur On-Premise. Die Matrix wird zu Ihrer Roadmap.
Anonymisiertes Ergebnis aus einer Stadtverwaltung: 11 Kandidaten, 4 Quick Wins.
Wenn das Kernsystem keine API hat, liegt die automatisierbare Arbeit im Schattenprozess drumherum: in den E-Mails, den Scans, der Excel-Tabelle, die jemand nebenbei pflegt.
Atlas mit uns durchführenBefähigung
Automatisierung, die bleibt, entsteht nicht im Projekt eines Dienstleisters, sondern bei den Menschen, die die Prozesse kennen. Deshalb bilden wir Citizen Developer aus, die zu Multiplikatoren werden.
Niemand kennt Posteingang, Prüfschritte und Ausnahmen besser als der Fachbereich selbst. Mit n8n bringen Sachbearbeitung und IT dieses Wissen direkt in Workflows, ohne Programmierung, ohne Ausschreibung und ohne auf den Hersteller zu warten.
Ein kleines Team aus IT und Fachbereich baut die ersten Prozesse, zeigt die Ergebnisse in den Ämtern und wird zur Anlaufstelle für „Könnte man das nicht auch …?“. Jeder neue Prozess bringt neue Mitstreiter, und das Wissen bleibt im Haus.
Rechnungsprüfung, Antragsrouting und Fristenüberwachung ähneln sich von Kommune zu Kommune. Champions geben Workflows und Erfahrung weiter, an Nachbarverwaltungen, in Arbeitskreisen und Zweckverbänden. So wird aus einem Projekt ein Netzwerk.
Wir schulen, begleiten und räumen Steine aus dem Weg. Ihr Team baut, Personalrat und Sachbearbeitung sind von Anfang an involviert.
Die Technik dahinter
Kein neues Fachverfahren, keine Cloud-Plattform. Ein selbst gehosteter Hub, der die Systeme verbindet, die Sie schon haben.
n8n in Containern auf Ihren Servern, neben Datenbank, Dokumenten-OCR und einem lokalen Sprachmodell. Nichts verlässt das Rechenzentrum.
Postfächer, Scans, Excel-Listen und die Datenbanken der Fachverfahren: Der Hub arbeitet im Schattenprozess, wo heute die Handarbeit liegt.
Ihre IT sieht, versteht und ändert jeden Prozess an einer Stelle. Neue Verbindungen kommen ohne Projekt dazu und ohne Ticket beim Hersteller.
Typische Systemlandschaft einer Stadtverwaltung. n8n verbindet die vorhandenen Systeme, statt sie zu ersetzen.
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